Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí? Trong khuôn khổ bài viết này, mình sẽ cung cấp một số khuyến nghị về các phần mềm mà bạn có thể sử dụng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Về cơ bản, phần mềm quản lý công việc nhóm giúp loại bỏ thời gian lãng phí mà nhóm của bạn dành cho các nhiệm vụ thông thường bằng cách tự động hóa nó. Điều này cuối cùng làm tăng năng suất làm việc. Các phần mềm quản lý còn có thể giúp bạn xác định quy trình không hiệu quả bằng cách phân tích nguồn dữ liệu và nhiều thông tin khác nhau.
Vậy, phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí nào tốt nhất? Câu trả lời sẽ được hé lộ ở nội dung bên dưới.
Phần mềm quản lý công việc nhóm là gì?
Phần mềm quản lý công việc nhóm là một công cụ làm việc để người dùng có quản lý quy trình làm việc, tổ chức các công việc và nhiệm vụ, đồng thời cộng tác trong không gian làm việc chung.
Chúng thường cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc đang trong quá trình triển khai, cũng như các chi tiết thực tế về công việc hàng ngày đang được thực hiện. Một số phần mềm chứa các công cụ để quản lý tài nguyên, cho dù những tài nguyên đó là nhân công, vật liệu hay tiền bạc.
Top 7 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí
No.1 Slack
Slack tập trung vào việc cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Do đó, tính năng chính của Slack, được sử dụng rộng rãi nhất là phòng trò chuyện, giúp cho việc phối hợp giữa các thành viên trong nhóm, cũng như việc giám sát công việc trở nên dễ dàng hơn.
Với Slack, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng tính năng gắn thẻ trên mỗi dự án để giúp bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm các dự án sau này.
Giống như nhiều phần mềm khác, Slack không chỉ được sử dụng trên máy tính để bàn, máy tính xách tay mà còn có thể sử dụng trên smartphone.
Các tính năng nổi bật
- Giao tiếp và trò chuyện với các thành viên trong nhóm
- Tích hợp với Google Drive và Dropbox để chia sẻ tệp
- Thiết lập lời nhắc
- Đánh dấu các từ sẽ được thông báo khi chúng xuất hiện trong các cuộc trò chuyện
- Sử dụng thẻ @everyone để gửi tin nhắn cho toàn bộ nhóm
Ưu điểm:
- Nhận thông báo ngay khi có cập nhật mới
- Giữ thông tin quan trọng trong tài khoản email cá nhân
- Có thể tải xuống máy tính hoặc sử dụng trên điện thoại thông minh
- Dữ liệu được bảo mật an toàn
- Dung lượng lưu trữ lên đến 5GB
Nhược điểm:
- Các cuộc trò chuyện bị xóa sau 14 ngày
- Cần nhiều thời gian để làm quen
- Chưa hỗ trợ tiếng Việt
No.2. Monday
Monday là một phần mềm quản lý công việc nhóm có giao diện trực quan, thân thiện, đi kèm nhiều tính năng và hỗ trợ khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả và năng suất làm việc của nhóm như: thiết lập lịch làm việc, theo dõi thời gian…
Tuy nhiên, điều khiến cho Monday khác biệt so với các phần mềm khác là nó bao gồm nhiều biểu mẫu giúp bạn chuẩn bị nhanh chóng cho các phần công việc được giao. Phần mềm này còn có dịch vụ nhắn tin, cho phép bạn chia sẻ tập tin và trò chuyện với các thành viên khác.
Tóm lại, bạn có thể không thích Thứ Hai, nhưng bạn chắc chắn thích Monday.
Các tính năng nổi bật
- Hiển thị trực quan mọi công việc của nhóm
- Giao tiếp với các thành viên dễ dàng, có thể gắn thẻ mọi người
- Gửi thông báo khi có cập nhật mới về tiến độ công việc
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
- Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ
- Tích hợp Dropbox, Google Drive, Gmail, Calendar…
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí bị giới hạn một số chức năng nhất định
- Nếu team của bạn trên 5 người thì bạn phải trả mức phí sử dụng mỗi tháng là 29USD.
No.3. Trello
Trong vài năm trở lại đây, Trello đã trở thành một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí tốt nhất hiện nay, đưa phương pháp tiếp cận bảng Kanban đến với đông đảo người dùng. Ứng dụng này được phát triển bởi Glitch Inc. và là một ứng dụng phổ biến được nhiều người khuyên dùng.
Điều thú vị là Trello trình bày các tính năng bảng và thẻ trực quan, có thể giúp bạn thiết kế kế hoạch làm việc, đặt mục tiêu, giám sát công việc và phối hợp với đồng nghiệp.
Bạn muốn xem hiệu quả của cả hệ thống làm việc hay hiệu suất làm việc của nhân viên? Ứng dụng này có thể giúp bạn có được câu trả lời thỏa đáng nhất.
Các tính năng nổi bật
- Hiển thị tổng quan và chi tiết về các công việc, dự án khác nhau của nhóm
- Chế độ xem Kanban trực quan để phản án tiến độ thực tế của công việc
- Thêm các tệp đính kèm vào bất kỳ thẻ nào trên bất kỳ bảng nào
- Thao tác di chuyển và kéo/thả tiện lợi
- Cảnh báo và thông báo về hạn chót của công việc
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng với các thao tác đơn giản
- Không giới hạn số lượng bảng, danh sách nhiệm vụ, người dùng, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm…
- Gửi / nhận file đính kèm có dung lượng tối đa 10MB với gói “Free” và có thể lên đến 250MB với gói “Business”
- Có hỗ trợ tiếng Việt
Nhược điểm:
- Giao diện người dùng thiếu mới mẻ khiến trải nghiệm chưa thực sự thú vị.
- Không phân cấp thành viên quản trị
No.4. Asana
Với hàng triệu người dùng, Asana là một trong những ứng dụng quản lý công việc nhóm phổ biến nhất hiện nay. Và điều tuyệt vời nhất ở Asana là nó hỗ trợ miễn phí cho 15 người dùng.
Đúng với tính thẩm mỹ và đơn giản của mạng xã hội phổ biến nhất “Facebook”, Asana là một hệ thống quản lý tác vụ phù hợp nhất cho các nhóm tìm kiếm sự tương tác trong thời gian thực.
Ngoài ra, Asana còn cung cấp công cụ trực quan hóa mục tiêu, theo dõi thời gian, đặt mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ và nhận thông tin cập nhật về các dự án ngay trong ứng dụng. Asana cũng có chức năng lịch để lập biểu đồ làm việc theo nhóm.
Các tính năng nổi bật:
- Quản lý dự án, danh mục đầu tư từ bắt đầu cho đến khi kết thúc
- Tùy chỉnh các trường dự án, tài liệu, tài nguyên và lọc các tác vụ
- Chia sẻ thông tin trong nhóm một cách riêng tư và an toàn
- Nhận thông báo về các cập nhật dự án
- Tùy chọn cài đặt bảo mật và chỉ định quản trị viên
Ưu điểm:
- Trang chủ hiển thị thông tin trực quan, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất
- Dự án không giới hạn
- Nhiệm vụ không giới hạn
- Có thể tùy chỉnh riêng tư cho dự án
- Tối đa 15 thành viên / người dùng trong nhóm
Nhược điểm:
- Phức tạp đối với những người mới sử dụng. Do đó, cần thời gian để làm quen.
- Không hỗ trợ tiếng Việt
No.5.Basecamp
Basecamp không chỉ hữu ích trong việc quản lý công việc cá nhân mà bạn còn có thể sử dụng nó để quản lý toàn bộ nhóm của mình theo cách thức chuyên nghiệp. Nếu bạn có một nhóm lớn, đây là một sự lựa chọn tốt nhất để đảm bảo mọi người đều có thể nhận được cập nhật thông tin về công việc, dự án.
Một trong những điểm mạnh của Basecamp là khả năng giao tiếp dễ dàng từ trên nền tảng ứng dụng. Có nghĩa là bạn không cần phải sử dụng ứng dụng trò chuyện riêng biệt mà vẫn có thể trao đổi công việc với các nhân viên của mình. Trên hết, nó có độ bảo mật cao với các tệp dự án.
Các tính năng nổi bật:
- Gửi và nhận báo cáo về hiệu suất, tiến độ dự án
- Phòng trò chuyện để thảo luận về các dự án và ý tưởng
- Chia tệp dự án với độ bảo mật cao
- Gửi Email và thông báo trên màn hình
Ưu điểm:
- Giao diện gọn gàng, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ
- Không gian làm việc không giới hạn
- Tính năng trò chuyện trực quan
- Dung lượng bộ nhớ lớn.
Nhược điểm:
- Không hoàn toàn miễn phí
- Không hỗ trợ tiếng Việt
No.6. Base Wework
Base Wework được sử dụng bởi hàng nghìn nhóm dự án trên khắp thế giới. Nó giúp bạn lên lịch các nhiệm vụ và cuộc họp sắp tới của nhóm vào một lịch chung để mọi thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng nắm bắt những thay đổi và cập nhật về công việc nhóm, cũng như các dự án sắp tới.
Phần mềm này còn cung cấp một số tính năng cộng tác khác nhau như: khu vực thảo luận, bảng tóm tắt về dự án mà nhóm bạn đang làm việc được gửi hàng ngày tới email của bạn.
Nếu bạn không thể tìm thấy một mục cụ thể, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm mạnh mẽ của phần mềm này để định vị tệp hoặc cuộc hội thoại.
Tóm lại, nếu bạn cần một công cụ vừa đơn giản, vừa hiệu quả để quản lý công việc của nhóm mình, hãy xem xét sử dụng phần mềm Base Wework.
Các tính năng nổi bật:
- Giao diện trực quan, đơn giản
- Lập kế hoạch và quản lý kế hoạch của nhóm ở hiện tại và trong tương lai
- Quản lý tác vụ kéo và thả
- Xem xét năng suất làm việc của các thành viên trong nhóm
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, phạm vi chức năng quản lý lớn
- Tùy chỉnh giao diện: Kanban, Todo list hoặc Gantt chart
- Tích hợp với nhiều công cụ làm việc như: Email, Microsoft, Calendar…
Nhược điểm:
- Không hoàn toàn miễn phí nhưng chi phí để sử dụng rất hấp dẫn
No.7. Myxteam
Nếu bạn muốn một phần mềm với tất cả các tính năng được Việt hóa để toàn bộ các thành viên trong nhóm (dù biết / hiểu tiếng Anh hay không) đều có thể sử dụng thì bạn không thể bỏ qua Myxteam – một phần mềm được phát triển bởi Việt Nam.
Myxteam là một giải pháp toàn diện, kết hợp tất cả các tính năng bạn có thể cần để quản lý công việc của cá nhân và nhóm trong một, bao gồm: dự án và nhiệm vụ, báo giá và hợp đồng, thanh toán và báo cáo, trò chuyện và chia sẻ dữ liệu… Từ đó, bạn không cần phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho mọi công việc mà vẫn có thể giải quyết nhiều thử khách hơn mong đợi.
Tóm lại, bất kể quy mô của nhóm hoặc ngành làm việc của bạn là gì, Myxteam đều có thể giúp bạn tận dụng lợi thế của nó để mang đến hiệu quả cao nhất trong công việc.
Điều thú vị là tất cả những thông tin quan trọng sẽ được lưu trữ trên nền tảng đám mây, giúp bạn dễ dàng quản lý, truy xuất từ xa hoặc khi đang di chuyển. Bạn cũng có thể tự thiết lập kho lưu trữ riêng, xây dựng mục tiêu riêng, tùy chỉnh cài đặt, ghi chú để tăng hiệu suất làm việc của mình.
Các tính năng nổi bật:
- Chế độ xem tùy chỉnh: Với Myxteam, bạn có thể tùy chọn chế độ xem các nhiệm vụ cá nhân hoặc của nhóm theo dạng: danh sách, bảng hoặc lịch. Mỗi thành viên trong nhóm đều có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau bằng 1 cái click chuột.
- Giao việc và quản lý: Tính năng này cho phép bạn dễ dàng giao việc và đánh giá khối lượng công việc hiện tại của nhóm. Nếu bạn đang điều hành một nhóm từ xa, điều này có thể thay đổi đáng kể năng hiệu suất làm việc nhóm của bạn.
- Cài đặt quyền: Cho phép bạn quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc thay đổi nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm. Việc này còn giúp bạn tránh phải theo dõi các nguồn gốc của những thay đổi trái phép đối với các nhiệm vụ hoặc toàn bộ các giai đoạn của dự án.
- Nhận xét, đánh giá công việc: Bạn có thể dễ dàng gán nhận xét, đánh giá công việc như một nhiệm vụ và thiết lập ngày giờ cụ thể để theo dõi. Tính năng giúp cho việc quản lý dự án từ xa trở nên siêu dễ dàng.
- Thiết lập ưu tiên: Dựa trên mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ, bạn hãy thiết lập mức độ ưu tiên để nhóm của bạn có thể hoàn thành đúng tiến độ, đúng kế hoạch.
- Trường tùy chỉnh: Với tính năng này, bạn có thể thiết lập quản lý công việc nhóm theo cách bạn muốn. Ví dụ như thêm các danh mục như: thông tin liên hệ, ghi chú, kho lưu trữ riêng, mục tiêu riêng và hơn thế nữa một cách dễ dàng.
- Tác vụ kéo và thả: Đây là một trong những tính năng được đánh giá khá cao của phần mềm Myxteam. Nếu bạn có nhiều nhóm làm việc, bạn có thể sử dụng tác vụ kéo và thả để dễ dàng di chuyển tài liệu từ nhóm này đến nhóm khác mà không cần menu gây phiền nhiễu.
- Ngoài ra là các tính năng khác như: Thảo luận công việc nhóm hoặc riêng lẻ; Báo cáo chi tiết về mọi khía cạnh công việc, từ tiến độ dự án cho đến tài chính; Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như iOS, Android, Web App…
Ưu điểm:
- Các tính năng được Việt hóa hoàn toàn
- Cung cấp mẫu dựng sẵn cho nhiều trường hợp sử dụng, bao gồm: Lập kế hoạch kinh doanh; Kế hoạch đào tạo nhân viên; Quản lý chuẩn hóa giấy tờ Công ty; Lập kế hoạch và quản lý marketing hiệu quả; Lập kế hoạch theo dõi và chăm sóc khách hàng; Quản lý báo cáo tài chính, kế toán…
- Giao diện thân thiện với người dùng
- Tùy chỉnh nhiều chế độ xem khác nhau: Bảng, hộp, danh sách
- Công cụ tìm kiếm thông minh và mạnh mẽ
- Cách thức hoạt động đơn giản, dễ dàng làm quen và thao tác
- Chia sẻ tập đính kèm với dung lượng lớn.
Nhược điểm:
- Không hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, mức phí hàng tháng ở mức hợp lý.
Lời kết
Trên thực tế, không ít nhóm làm việc phải sử dụng hàng tá ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc. Và sự phân chia công việc thiếu tính hệ thống, trùng lặp nhau đang “giết chết” hiệu suất làm việc của nhóm. Vậy, giải pháp cho vấn đề này là gì? Đó chính là sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí tốt nhất là gì? Có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời để bạn xem xét và cân nhắc. Nếu bạn vẫn chưa có quyết định của riêng mình, hãy tham khảo top 7 phần mềm mà mình vừa chia sẻ ở trên. Nếu nhóm của bạn giỏi tiếng Anh có thể dùng các phần mềm như Slack, Monday. Asana. Còn nhóm của bạn không thích dùng tiếng Anh thì có thể dùng Myxteam hoàn toàn Việt hóa và tối ưu thích hợp với người dùng Việt Nam.
Hy vọng rằng những thông tin mà mình cung cấp ở trên là hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
